Ved årsskiftet trådte de nye regler om vurdering af en tilbudsgivers self-cleaning i udbud i kraft. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har i den forbindelse offentliggjort en guide til, hvordan man som ordregiver anmoder om en vejledende udtalelse.

Som omtalt i en tidligere nyhed skal ordregivere fra 1. januar 2023 indhente en vejledende udtalelse fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, hver gang det skal vurderes, om en tilbudsgiver opfylder betingelserne for at have gennemført fornøden self-cleaning for deltagelse i udbud.

Denne nye ordning om forelæggelse og vurdering gælder alene for udbud, som er offentliggjort efter den 1. januar 2023, men forpligter ordregiver til at indhente en vejledende udtalelse om, hvorvidt tilbudsgiveren i tilstrækkelig grad har dokumenteret sin pålidelighed, før ordregiver træffer beslutning om udelukkelse.

Men hvordan fungerer forelæggelsesordningen, og hvad skal ordregiver særligt være opmærksom på? Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har udarbejdet en guide, som Bech-Bruun gennemgår nedenfor.

Før anmodningen om en vejledende udtalelse

Pligten til at indhente en vejledende udtalelse gælder alene, når en ansøger eller tilbudsgiver er omfattet af en udelukkelsesgrund og ønsker at dokumentere sin pålidelighed (også benævnt ’self-cleaning’).

Det følger af Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens guide, at ordregiver alene skal indhente en vejledende udtalelse, hvis ordregiver har vurderet, at ansøgeren eller tilbudsgiveren er omfattet af en udelukkelsesgrund, og der er udsigt til, at virksomheden vil blive tildelt en kontrakt, blive prækvalificeret eller allerede har fået tildelt kontrakten.

Ordregiver skal derfor ikke indhente en vejledende udtalelse fra styrelsen, hvis ansøgeren eller tilbudsgiveren er omfattet af en udelukkelsesgrund, men ikke har udsigt til at vinde eller blive prækvalificeret.

Hvis ordregiver vurderer, at ansøgeren eller tilbudsgiveren er omfattet af en udelukkelsesgrund, og der er udsigt til, at virksomheden vil blive tildelt en kontrakt, blive prækvalificeret eller allerede har fået tildelt kontrakten, skal ordregiveren som det næste meddele og begrunde udelukkelsen over for ansøgeren eller tilbudsgiveren.

Såfremt ansøgeren eller tilbudsgiveren herefter ønsker at foretage self-cleaning, skal ordregiver anmode styrelsen om en vejledende udtalelse om den erklæring og redegørelse, som ansøger/tilbudsgiver har indleveret til ordregiver som grundlag for sin self-cleaning.

Anmodningen om en vejledende udtalelse

Ordregiver er ansvarlig for dialogen med ansøgeren eller tilbudsgiveren og skal derfor også stå for indhentning og fremsendelse af virksomhedens dokumentation for pålidelighed til brug for styrelsens vurdering.

Anmodningen om en vejledende udtalelse sker ved fremsendelse af mail til ep@kfst.dk, hvori følgende er angivet:

i) Kontaktperson hos ordregiver
ii) Grundlaget for ordregivers beslutning om og begrundelse for udelukkelse af ansøgeren eller tilbudsgiveren
iii) Virksomhedens fremsendte dokumentation for pålidelighed

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har udarbejdet en skabelon til anmodningen, som med fordel kan anvendes, idet skabelonen understøtter, at ordregiver får sendt det nødvendige og tilstrækkelige materiale til styrelsen. 

 

Papirbunke Papirer
Den vejledende udtalelse og den endelige beslutning om virksomhedens pålidelighed

Ordregiver vil efterfølgende modtage en vejledende udtalelse med styrelsens vurdering af, hvorvidt virksomhedens iværksatte foranstaltninger er proportionale med grovheden af de omstændigheder, der har ført til udelukkelsen.

Udtalelsen er alene vejledende for ordregiver, og ordregiver er således ikke bundet af udtalelsen. Det betyder også, at ordregiver selv skal træffe den endelige beslutning om, hvorvidt dokumentationen er tilstrækkelig. Ordregiver kan dog – såfremt man er enig i udtalelsen – lægge denne til grund for sin egen vurdering.

Ordregiver er forpligtet til at meddele og begrunde sin beslutning over for ansøgeren eller tilbudsgiveren.

Bech-Bruuns kommentar

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens guide er meget praktisk og nem at følge.

Derudover bidrager guiden med en indskrænkning af anvendelsesområdet til alene at angå tilfælde, hvor en virksomhed er omfattet af en udelukkelsesgrund og har udsigt til at få kontrakten tildelt eller blive prækvalificeret.

En sådan begrænsning i forpligtelsen kan ikke umiddelbart udledes af hverken ordlyden af udbudslovens § 138 eller lovbemærkningerne hertil, men må alligevel anses for at være i overensstemmelse hermed. Udtalelsen fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen må således forstås som en iagttagelse af proportionalitetsprincippet, som tilsiger, at der alene gennemføres foranstaltninger, der er nødvendige. Det er således alene proportionalt at indhente en udtalelse og vurdering i de tilfælde, hvor der er udsigt til, at en redegørelse for self-cleaning skal danne grundlag for en beslutning om prækvalifikation eller tildeling i forbindelse med et udbuds gennemførelse.

Selvom guiden er et godt praktisk værktøj for ordregivere, giver den ikke en nærmere orientering om den forventede sagsbehandlingstid. Det fremgår alene, at styrelsen tilstræber en så hurtig sagsbehandlingstid som mulig, samt at brugen af styrelsens skabelon vil bidrage til at nedbringe sagsbehandlingstiden.