Det er nu klart, at Datatilsynet forventer et løbende tilsyn med databehandlere, og at den dataansvarlige kan dokumentere det gennemførte tilsyn. Det viser de seneste afgørelser fra Datatilsynet. Afgørelserne understreger nødvendigheden af, at dataansvarlige skal stille krav og betingelser til leverandører og andre samarbejdspartnere, der behandler personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

De første afgørelser
I efteråret 2018 fik både Randers og Viborg Kommune besøg af Datatilsynet som led i myndighedens planlagte tilsyn. Fokusområdet for tilsynene hos de to kommuner var efterlevelse af kravene for anvendelse af databehandlere efter Databeskyttelsesloven og Databeskyttelsesforordningen. 

Databeskyttelsesforordningens krav til brug af databehandlere
Datatilsynet konstaterer overordnet, at arbejdet med databehandlere ikke lever op til kravene i databeskyttelsesforordningens art. 28, stk. 3.

  • At Viborg og Randers Kommuner ikke i alle tilfælde havde indgået databehandleraftaler, der lever op til minimumskravene i databeskyttelsesforordningens art. 28, stk. 3. Der var bl.a. ikke taget stilling til, hvordan kravene i forordningen skal opfyldes i praksis. 
  • At Viborg Kommune ikke i alle tilfælde havde ført tilsyn med behandlingen af personoplysninger hos databehandlere.
  • At Viborg og Randers Kommuner ikke i alle tilfælde havde ført tilsyn med underdatabehandlere. 

Ud over kravene til selve databehandleraftalen, lægger Datatilsynet stor vægt på, at behandling af personoplysninger skal ske på en lovlig, rimelig og gennemsigtig måde, jf. databeskyttelsesforordningens art. 5, stk. 1. Datatilsynet lægger også stor vægt på, at den dataansvarlige kan sikre og påvise, at personoplysningerne behandles i overensstemmelse med disse krav, jf. art. 5, stk. 2. 

Som eksempler på, at kommunerne ikke havde tilstrækkeligt styr på sine databehandlere, kan nævnes

  • At det ikke fremgik, hvilke typer af personoplysninger der behandles, herunder om der er tale om følsomme eller fortrolige oplysninger.
  • At det var uklart, om og hvordan der kunne ske ændringer i brugen af underdatabehandlere.
  • At databehandlere kunne behandle personoplysninger til egne formål, uden at kommunen klart havde taget stilling til det.

 

Bech-Bruuns kommentarer
Vi har set frem til de første afgørelser fra Datatilsynet i forhold til brugen af databehandlere. 

Afgørelserne har en høj detaljegrad. De understreger nødvendigheden af, at dataansvarlige skal stille krav og betingelser til leverandører og andre samarbejdspartnere, der behandler personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

Afgørelserne stiller også klare krav til, hvordan kommunerne skal føre et risikobaseret tilsyn med sine databehandlere og underdatabehandlere. Begge kommmuner baserede tilsynet med databehandlere på, at databehandlerne skal fremlægge årlige revisionserklæringer. Datatilsynet foretog i den forbindelse stikprøvekontrol af, om kommunerne kunne fremlægge dokumentation for indhentelse af revisionsklæringerne fra databehandlerne.

Det er således klart, at Datatilsynet forventer et løbende tilsyn med databehandlere, og at den dataansvarlige kan dokumentere det gennemførte tilsyn. Eksterne revisionserklæringer kan i den forbindelse været et velegnet redskab til at gennemføre kontrol med databehandlere og underdatabehandlere.

Bech-Bruun tilbyder en digital løsning, DPA Service (Data Processor Audit), som giver virksomheder en effektiv mulighed for at udføre og dokumentere kontrol af deres databehandlere. DPA Service vil ofte være en mere økonomisk fordelagtig løsning i forhold til de traditionelle auditeringer og revisionserklæringer. 

Kontrollen sker ved brugen af spørgeskemaer, der sendes elektronisk til personer hos den enkelte databehandler. Resultatet er en kontrolrapport, hvor den dataansvarlige får indsigt i sine databehandleres complianceniveau. 

Lena Andersen Salin er senioradvokat hos Bech-Bruun og har netop skrevet et blog-indlæg om arbejdet med databehandlere og den kommende fremtid for området, som disse afgørelser lander direkte ned i.

Afgørelserne kan læse her (Randers) og her (Viborg)